حسابداری مالی برای مدیران غیر مالی

آیین نامه تنخواه گردانی :

حسابداری مسئول کنترل و بررسی صحت و سلامت سند هزینه ها می باشد و موظف است هزینه هایی را که تشخیص می دهد مغایر با معیارهای منطقی است استعلام نماید . لذا از پرسنل تقاضا می گردد کمال همکاری را با ایشان داشته باشند که خلاف آن بی انضباطی محسوب گردیده و با آن برخورد خواهد شد.

                                                                باتشکر – مدیریت شرکت

هدف از تحریر این قوانین یک دست نمودن روش ها و آشنا نمودن پرسنل شرکت با تنخواه و تسویه آن می باشد . این وظیفه پرسنل است که آنرا به دقت خوانده و خود را با رویه های ارائه شده درآن آشنا نمایند تا از بروز مشکلات ناخواسته جلوگیری بعمل آید .

1) پرسنل موظفند هزینه های انجام شده را طبق واقعیت و مطابق قوانین وضع شده در هزینه های خود منظور و تقاضای عودت وجه آن را بنمایند. درصورتیکه خلافی اثبات شد . جریمه آن برای بار اول تذکر کتبی و ردهزینه ، باردوم علاوه بر تذکر کتبی ، ردتمام هزینه های انجام شده و بار سوم قطع همکاری خواهد بود . ضمنا حسابداری  می تواند هر زمان که بخواهد به صورت هزینه های قدیمی مراجعه نماید.

2) مدت زمان تعیین شده برای تسویه تنخواه هر روز در دونوبت صبح از ساعت 8:15 تا 10:00 و بعداز ظهر از ساعت 15:30 تا 17:00 می باشد. تنخواه گردان مجاز به پذیرفتن تنخواه و پرداخت غیرازساعات اعلام شده نمی باشذ.( مگر درمواقع خاص و اضطراری)

3) تسویه تنخواه باید بلافاصله در اولین روز حضور درشرکت بعداز پایان ماموریت یا وقوع هزینه انجام پذیرد ومبلغ باقیمانده با صندوق تسویه گردد. درغیر این صورت حسابداری  مجاز به پذیرفتن تنخواه نیست و آنرا به مدیریت ارجاع می دهد .

تبصره 1: چنانچه پرسنلی به مدت طولانی در شرکت نباشد باید به نحوی از طریق تلفن ، پیامک و یاغیره اقدام نماید . درصورت صلاح دید حسابداری  می تواند مبلغی را به عنوان علی الحساب به حساب پرسنل واریز نماید و پرسنل موظفند طبق بند 3 تسویه نمایند.

5)کلیه هزینه های بالاتر از 40.000 ریال ازقبیل آژانس ، پیک ، باربری ، کلیه خرید های داخلی ، خورد و خوراک ، غذا ،  لوازم فنی و اداری مصرفی جهت مجموعه ، سوخت ، هرگونه تعمیرات ابزار ماشین آلات و وسیله نقلیه و غیره بدون قبض فاکتور و سند ممهور به مهر شرکت مورد نظر قابل قبول نیستند . اسناد مثبته باید پیوست صورت هزینه گردد (خرید ابزار آلات و نوشت افزار احتیاج به فاکتور دارد حتی اگر مبلغ آن کمتر از 40.000 ریال باشد.) ضمنا کلیه قبوض باید توسط شرکت دریافت کننده وجه تحریر شده و ممهور باشد.

6) پرسنل موظفند اسناد مثبته صورت هزینه خود را به ترتیب اولویت نگارش و شماره بندی و پیوست نمایند تا روند رسیدگی توسط حسابداری تسهیل گردد.

7)سقف مجاز تنخواه برای بخشهای مختلف شرکت بسته به نظر حسابداری و شرایط متغیر می باشد.

8)هنگام تسویه تنخواه حسابداری موظف به دریافت رسید وجه از پرسنل می باشد در صورت بروز هرگونه اختلاف مسئولیت با حسابداری است پرسنل موظف به شمارش وجه دریافتی می باشند و پس از آن هیچ عذری متوجه حسابداری یا شرکت نخواهد بود .

9) خلاصه نویسی حسابداری را دچار ابهام می نماید لذا فرم تنخواه باید کاملا گویا باشد  نام شرکت، تاریخ شروع و پایان هزینه ها  ، بستن تنخواه ، تاریخ تحویل ،نام و نام خانوادگی و امضای شخص و توضیحات لازم و حتی المقدور بدون قلم خوردگی و لاک گرفتگی ، همچنین مواردی از قبیل برگ درخواست خرید درخواست ولاشه بلیط و کپی برگ خروج کالاهای نمونه یا امانی و غیره نیز به پیوست باشد . درغیر این صورت تنخواه گردان مجاز به تسویه تنخواه نیست و هرگونه تاخیر ناشی از عدم تسویه تنخواه تا کامل شدن فرم و اسناد ضمیمه آن به عهده پرسنل می باشد .

10) پرداخت هرگونه وجه تحت عنوان مساعده ، قرض ، وام ، نقدکردن چک اشخاص ،پرداخت مابه التفاوت چک دریافتی از مشتریان همچنین دریافت هرگونه وجه ، به جز مبلغ تنخواه از مسئول تنخواه ممنوع است .

11)استفاده از خودروی شخصی جهت انجام ماموریت وانجام  امور محوله مربوط به شرکت ممنوع است چنانچه پرسنل با رضایت خود جهت انجام هرگونه امور محوله شرکت از وسیله نقلیه شخصی خود استفاده نمایند شرکت هیچ گونه مسئولیتی در این خصوص ندارد و هزینه های آن به عهده خود شخص است.

12) کلیه پرسنل در انجام امور محوله داخل شهری فقط مجاز به استفاده از وسایل نقلیه عمومی رسمی از قبیل  تاکسی، سواری ،آژانس مجاز و رسمی در صورت لزوم و جهت انجام ماموریت خارج شهری فقط مجاز به استفاده از هواپیما ، قطار ، اتوبوس، یا خودروی شرکت می باشند  استفاده از وسایل نقلیه بدون مجوز مانند مسافر کش شخصی ، سواری های متفرقه بین شهری، و.......) ممنوع است ومسئولیت استفاده به عهده خودشخص است و شرکت پیوند ابزار سایش هیچگونه تعهدی نسبت به خسارات و صدمات وارده به پرسنل را نخواهد داشت .

13)استفاده پرسنل از پیک موتوری در انجام امور محوله ممنوع است مگر در موارد خاص و بامجوزکتبی مدیریت.

14) درصورت استفاده از خودروهای مسافربر شخصی مجاز اگر چنانچه به علت کمبود مسافر ظرفیت خودرو تکمیل نشد جهت تسریع در کار استفاده از اتوبوس با هماهنگی مدیر بخش الزامی است وپرسنل مجاز به افزایش هزینه در این خصوص نیستند.

15) هزینه های مراجعه به بانک و هزینه های بانکی برای دریافت وجه تنخواه و غیره به عهده شرکت نمی باشدو قابل درج در صورت حساب نیست . کارپرداز از این قانون مستثنی است.

16) هیچ فردی حق دریافت مبلغ کنسلی بلیط را ندارد .

17) چنانچه هریک از پرسنل  مامور به شهرستان و داخل شهر از مشتریان حساب نقدی و چک دریافت می نمایند حق استفاده از آن را به عنوان تنخواه ندارند.و در اسرع وقت باید به امور مالی تحویل دهند.

18) هرگونه ایاب و ذهاب که با آژانس انجام گردد باید با مدیریت هماهنگ شده باشد و امضائ مدیر بخش پشت قبض الزامی است .

19) پرداخت های شخصی افراد به یکدیگر از تنخواه چه با اطلاع تنخواه گردان چه بدون اطلاع وی قابل تسویه نمی باشد و درج آن در صورت حساب هزینه ممنوع است .تنخواه گردان هیچگونه مسئولیتی در قبال این پرداختها ندارد.

20) هرگونه تعمیرات و تعویض قطعات برای خودروی شرکت باید از سوی مدیریت بصورت کتبی تایید گردد ضمنا فاکتور ممهور به همراه داغی قطعات باید پیوست باشد . همچنین جریمه ها و خسارات وارده به ماشین یا طرف مقابل به عهده راننده ماشین می باشد.

21) چنانچه از سوی شرکت برای افرادیکه قصد انجام ماموریت دارند تعیین مسیر می گردد ماموریت باید طبق مسیر پیشنهادی انجام شود. کوتاه ترین مسیر دراولویت می باشد درغیر این صورت تنخواه گردان مجاز است فقط هزینه های مسیر پیشنهادی را پرداخت نماید.

22) ضروری است هریک از افراد نسخه ای از حساب خودرا جهت جلوگیری از بروز اشتباه همراه با موجودی حساب خود داشته باشند در غیر این صورت هیچ عذری پذیرفته نیست.

23) چنانچه سقف تنخواه هر فرد از حد نصاب تجاوز نمایدو اسناد هزینه خود را ارائه نکرده باشد تامین تنخواه برای وی مقدور نخواهد بود لذا نامبرده موظف است تا زمان تسویه با مخارج خود هزینه های لازم را انجام دهد .

24) تمامی خرید های داخلی شرکت باید توسط مامور خرید انجام شود مگر درموارد خاص که با تایید کتبی مدیریت انجام می گردد که دراین صورت برگ درخواست خرید و فاکتور باید ضمیمه تنخواه باشد تا قابل پرداخت گردد

تبصره : مامور خرید یا هر فرد دیگری که با مجوز مدیریت اقدام به خرید می نمایدپس از دریافت اعلام نیاز واحد مربوطه  ابتدا باید از دو یا چند محل مختلف استعلام قیمت نموده و پس از اطمینان درخصوص کیفیت  و قیمت کالا نسبت به اخذ پیش فاکتور اقدام و درصورت تایید پیش فاکتور، آن را خریداری نموده همراه با فاکتور خرید  به واحد مورد نظر ارائه و ذیل فاکتور خرید رسید دریافت کرده و به حسابداری ارائه نماید.

 25) درحین ماموریت داشتن فاکتور برای هزینه های شام ، نهار و صبحانه الزامی است . تسویه هزینه به قیمت فاکتور وتا سقف تعیین شده زیر مجاز خواهد بود.

ماموریت در شهرستان : صبحانه 70.000 ریال ، نهار 150.000 ریال، شام 130.000 ریال

ماموریت در تهران : فقط 120.000 ریال

هزینه های استفاده از مینی بار و روم سرویس و شارژ روم و غیره چه درتهران چه درشهرستان مورد پذیرش نخواهد بود.

26) ساعات صرف غذا در ماموریت برای صبحانه 5 الی 8 صبح ، نهار 12:30 الی 14 و شام از ساعت 19 الی 22 میباشد چنانچه پرسنلی خارج از ساعت های اعلام شده به ماموریت اعزام شود حق درج هزینه صرف غذا را نخواهد داشت.

27) در صورت استفاده از هواپیما و قطار درج هرگونه هزینه صبحانه و نهار و شام مورد قبول نمی باشد در صورت مشاهده معادل دو برابر هزینه درج شده به عنوان جریمه از تنخواه کسر میشود .

28) چنانچه هریک از افراد پس از انجام ماموریت بین ساعات نهاری وارد شرکت شود حق درج هزینه نهار در صورت هزینه را ندارد ساعت نهاری شرکت 12:30 تا 14 میباشد.

تبصره 2 : افرادی که قبل از ورود به شرکت عازم ماموریت می گردند درصورتیکه زمان بازگشت آنها پس از ساعات مورد نظر باشد حق درج نهاری را دارند.

تبصره 3 : هریک از افراد که پس از ساعت نهاری به ماموریت اعزام میگردند حق منظور نمودن هزینه نهار در فهرست هزینه هایشان را ندارد.

29) پرسنلی که جهت انجام ماموریت داخل و خارج شهری اعزام میگردند باید برگه مخصوص به ماموریت را به صورت خوانا و کامل تکمیل و الصاق نمایند چنانچه در  ماموریت وسیله نقلیه  شرکت ( موتور و ماشین ) مورد استفاده قرار گیرد قسمت مربوط به زمان شروع و پایان استفاده ازوسیله نقلیه توسط استفاده کننده  باید در فرم مربوطه درج شده باشد درغیر این صورت کلیه جریمه ها و خسارت وارده در آن تاریخ  به عهده شخصی است که وسیله نقلیه در اختیار وی بوده است.

30) از آنجائیکه ارسال کالا توسط انباردار باید با دقت کامل صورت گیرد لذا چنانچه براثر سهل انگاری کالایی به صورت اشتباهی به شهر دیگر و به مشتری دیگری ارسال شود هزینه برگشت کالا و ارسال مجدد آن به مشتری اصلی به عهده انباردار خواهد بود.

31) پرداخت مبالغی مانند انعام ، شیرینی ، پول چای ،  که در هتل ، رستوران ، نمایشگاه ، هواپیما ، قطار ، و غیره پرداخت می گردد مورد پذیرش حسابداری نبوده و پرسنل حق درج آنرا در صور ت تنخواه ندارند.

32) در زمان برگزاری نمایشگاه انتقال وسایل به محل استقرار غرفه و نظافت محل غرفه  به عهده پرسنل مربوطه بوده و هیچ گونه هزینه ای در این خصوص پذیرفته نیست.

33) چنانچه مامور خرید کالایی را خریداری نماید که مشمول کسر کسورات قانونی از جمله ارزش افزوده میباشد باید فاکتور رسمی در قالب فرمت پذیرفته شده دارایی به همراه گواهی ارزش افزوده از فروشنده مطالبه نماید درغیر این صورت مابه التفاوت قیمت خالص و قیمت ناخالص به عهده مامور خرید خواهد بود.

34) تخلیه بار ارسالی از کارگاه به عهده کارشناس فروش می باشد لذا درج هرگونه هزینه در این خصوص مورد پذیرش تنخواه گردان نیست .

35) کارمزد دریافت چکهای رمزدار توسط پرسنل مالی یا تحصیلدار باید مستند باشد.

36) انجام کلیه اموری که درتهران نیاز به تماس با پیک و آژانس و غیره دارد  حتما باید ازطریق منشی شرکت صورت پذیرد  و دیگر پرسنل حق برقراری ارتباط مستقیم با این موسسات را ندارند.

37) پرداختهای متفرقه به رهگذران اطراف پاساژ ازقبیل  تهیه دانه کبوتر و شهردار پاساژ و متکدیان و غیره ممنوع است و قابل درج در صورت هزینه ها نیست.

38) کلیه کالاهای ارسالی که از انبار مرکزی به تهران ارسال می شود باید در مبدا تسویه شود وچنانچه راننده با توقف ناشی از تخلیه بار مواجه شد باید دربازگشت با انباردار انبار مرکزی تسویه نماید انبار دار نیز باید ضمن دریافت قبض واطلاع از صحت و سقم این موضوع از سوی کارشناس فروش تحویل گیرنده کالا نسبت به تسویه حساب اقدام نماید درغیر این صورت شرکت مسئولیتی در قبال پرداخت هزینه نخواهد داشت .

39) تمامی مرسولاتی که از طریق دفتر مرکزی تهران به شهرستانهای مختلف ارسال میگردد ترجیحا باید از طریق  منشی انجام شود.

40) پرداخت پورسانت نمایندگان خریدار و نقدکردن چکهای برگشتی و چکهای روز باید از دفتر مرکزی و ازطریق حسابداری انجام شود.

 41) باتوجه به اینکه وجوه دریافتی بابت تنخواه توسط پرسنل بصورت جداگانه در بدهکار  حساب هر فرد منظور می گردد لذا  تحریر و تکمیل صورت تنخواه جزء وظیفه دریافت کننده تنخواه می باشد.درغیر این صورت اختلاف ناشی از عدم هماهنگی به عهده دریافت کننده وجه می باشد.